Comarch OCR – Twoja droga do automatycznej księgowości
Cyfryzacja stała się w ostatnich latach słowem kluczem w branży usług księgowych, a biura rachunkowe poddawane są presji, by działać szybciej, taniej i bezbłędnie.
W tle pojawiają się jednocześnie zmiany legislacyjne – z nadchodzącym obowiązkiem korzystania z KSeF na czele – oraz rosnące oczekiwania klientów, którzy chcą mieć wgląd w dane finansowe „tu i teraz”.
W tych realiach ręczne przepisywanie faktur okazuje się wąskim gardłem, które hamuje rozwój firmy.
Z pomocą przychodzi Comarch OCR, w pełni zintegrowany z systemami Comarch ERP.
Poniżej wyjaśniamy, jak dzięki temu narzędziu można przejść od papieru i PDF ów do zautomatyzowanej, bezpiecznej i dochodowej księgowości.
Jak zautomatyzować odczyt faktur z plików PDF i skanów?
Automatyzacja rozpoczyna się w chwili, gdy klient – mając do dyspozycji przydzielone mu konto w Comarch DMS – dodaje dokument do systemu. Nieważne, czy jest to PDF pobrany z poczty, skan papierowej faktury, czy zdjęcie wykonane smartfonem: plik trafia bezpośrednio do bezpiecznego, szyfrowanego repozytorium DMS, z którego odczyt przejmuje silnik Comarch OCR. Algorytmy w tle odczytują najważniejsze pola – NIP i nazwę kontrahenta, datę wystawienia, kwoty netto, VAT i brutto, poszczególne stawki podatku oraz termin płatności. Gotowy rekord pojawia się w kolejce pracowników biura, którzy – już w Comarch DMS – opisują koszt, wybierają kategorię i zatwierdzają dekretację. Jednym kliknięciem przenoszą potem fakturę do Comarch ERP Optima, gdzie zaprojektowane wcześniej schematy księgowe księgują ją całkowicie automatycznie.
Efekt? Pracownik nie przenosi już liczb z dokumentu do systemu. Zamiast tego skupia się na kontroli poprawności i merytorycznej analizie, co znacząco podnosi wartość jego pracy.
Ile naprawdę można zyskać na czasie i kosztach?
Przeciętne biuro rachunkowe spędza około 90 sekund na ręcznym zaksięgowaniu pojedynczej faktury. Oznacza to, że obsługa 1 000 dokumentów kosztuje prawie 25 roboczogodzin, czyli przynajmniej trzy całe dniówki jednego księgowego. W praktyce to 4 000 zł miesięcznie, jeśli przyjmiemy rynkową stawkę 4 zł za wprowadzenie faktury.
Po wdrożeniu Comarch OCR ten sam wolumen opracujesz w jeden dzień roboczy, bo zadaniem pracownika jest już tylko szybkie przejrzenie i zatwierdzenie podpowiedzi systemu. Abonament na pakiet 2 000 stron (1 095 zł miesięcznie) wraz z niewielką liczbą roboczogodzin daje miesięczny koszt około 1 000 zł. Oszczędność wynosi więc 3 000 zł na samym procesie księgowania – a to tylko pierwszy, łatwo policzalny zysk. Dodajmy do tego mniejszą liczbę błędów, szybsze odpowiedzi dla klientów i brak nerwów w okresach rozliczeniowych.
Z naszych wdrożeń wynika, że przy 12 000 faktur rocznie inwestycja zwraca się średnio w ciągu czterech miesięcy. Po tym czasie każda zaksięgowana faktura to czysty zysk.
Harmonogram wdrożenia rozwiązania
Pełne uruchomienie – od pierwszej rozmowy do startu produkcyjnego – zajmuje zwykle nie więcej niż 30 dni kalendarzowych. Obejmuje to:
- dwudniowy audyt procesów i dobór licencji,
- instalację silnika OCR oraz konfigurację integracji z ERP,
- kilkugodzinne szkolenie zespołu,
- tygodniowy pilotaż na wybranych klientach,
- przeniesienie rozwiązania na całą bazę.
Ekosystem Comarch ERP
Comarch OCR nie jest kolejną odrębną aplikacją. To moduł, który natywnie współpracuje z pozostałymi elementami ekosystemu Comarch:
- Comarch ERP Optima – serce księgowości, kadr i płac. Tutaj trafiają zaczytane przez OCR dane i powstają dekretacje;
- Comarch DMS – bezpieczne, indeksowane archiwum cyfrowe z workflow do akceptacji kosztów;
- iBard – automatyczne kopie zapasowe dokumentów.
Dzięki otwartemu API dane krążą w czasie rzeczywistym, więc księgowy nie musi eksportować ani importować plików. Wszystko dzieje się w tle, a użytkownik korzysta z jednego, spójnego środowiska.
Weź udział w krótkim demo!
Jeśli chcesz zobaczyć, jak Twoje faktury „czytają się” same, umów się na 30 minutową prezentację online. W jej trakcie pokażemy proces od momentu otrzymania maila z PDF em do gotowego dekretu w rejestrze VAT.
biuro@netrix.com.pl emilia.scirka@netrix.com.pl michal.haratym@netrix.com.pl
+48 81 463 60 70 +48 723 405 300 +48 536 263 003
Automatyczne rozpoznawanie treści dokumentów to dziś nie luksus, ale konieczność.
Comarch OCR w połączeniu z systemami Comarch ERP eliminuje monotonne przepisywanie danych, skraca czas obsługi dokumentów nawet czterokrotnie i ogranicza ryzyko błędów do minimum.
Dzięki temu księgowi mogą skupić się na zadaniach naprawdę ważnych dla klientów, takich jak analiza finansowa. Splatając OCR z KSeF oraz DMS, budujesz nowoczesne środowisko pracy, gotowe na przyszłe zmiany prawne i rozwój firmy.
Netrix ICE – Twój partner w cyfrowej transformacji biur rachunkowych.